Lãnh đạo và quản lý - Công Ty Tư vấn Chiên & Doanh nghiệp

Lãnh đạo và quản lý

Trưởng thành cho bản thân và doanh nghiệp trong thời kỳ đầy biến động

Chúng ta đã trải qua những biến cố, thăng trầm. Nhìn lại, chúng ta cần phải thay đổi, cần trưởng thành, khai phá. Như ông Giản Tư Trung (Trường Doanh nhân PACE) có nói, cuộc khủng hoảng chúng ta đang đối mặt không phải là “cuộc khủng hoảng kép” mà là cuộc “khủng hoảng chồng” khắp toàn cầu, mọi cấp độ và mọi phương diện.

Trưởng thành trước thế giới đầy biến động

Cơn thủy triều mang tên covid-19 đã càn quét thế giới làm lộ ra nhiều vấn đề bất cập về kinh tế, văn hóa, xã hội, chính trị…trên khắp toàn cầu. Những nền kinh tế, những doanh nghiệp càng giả và càng ảo thì càng dễ vỡ khi thủy triều rút xuống.

Một doanh nghiệp nếu được xây dựng dựa trên những giá trị cốt lõi có tính bền vũng thì sẽ có khả năng đứng vững trước phong ba, bão táp. Ngược lại, nếu doanh nghiệp rời xa giá trị bền vững và năng lực cốt lõi của mình thì khi khủng hoảng ập đến sẽ khó đứng vững.

Einstein – nhà vật lý hàng đầu thế giới – từng cho rằng: “Dạy cho con người một chuyên ngành thì chưa đủ, anh ta tuy có thể trở thành một cái máy khả dụng nhưng không thể trở thành một con người với đầy đủ phẩm giá. Anh ta phải được dạy để có một ý thức sống động về cái gì là đẹp và cái gì là thiện. Nếu không, với kiến thức chuyên môn hoá của mình, anh ta chỉ giống như một con chó được huấn luyện tốt hơn là một con người được phát triển hài hoà. Anh ta cần phải học để hiểu những động cơ của con người, hiểu những ảo tưởng và nỗi thống khổ của họ để tìm được một thái độ ứng xử đúng đắn với từng con người đồng loại của mình cũng như đối với cộng đồng”.

Đặc tính nổi bật nhất của loài chó là lòng trung thành. Với con chó, một giáo sư đáng kính và một tên cướp khốn nạn đều như nhau, ai cho nó ăn thì nó sẽ trung thành với người đó, bảo nó cắn ai thì nó sẽ cắn người đó và trước khi cắn sẽ không hỏi tại sao và cắn để làm gì.

Con người là khác. Không phải ai trả tiền cho mình thì có thể sai khiến mình làm mọi việc, kể cả việc xấu hay việc ác, Bởi lẽ con người có khả năng minh định để phân biệt đúng-sai, phải -trái, chân-giả, chính-tà và con người luôn có lẽ sống của mình.

Bài học: Để làm được việc lớn, chúng ta phải bắt tay với người khổng lồ, đó là hình thành nền quản trị mới. Trong nền quản trị mới, căn bản vẫn phải tập trung và sự học mới của nhà lãnh đạo, đó là sự học khai phóng và sự học chuyên sâu, ở tầm toàn cầu.

Chiên, MBA-FSB, theo Giản Tư Trung, PACE

Xét cho cùng, làm CEO chính là điều hành con người

Quản lý con người là sự bồi dưỡng, đào tạo con người, đảm bảo sự hài hòa và chấp thuận giữa các nguyện vọng, lợi ích của cá nhân và tổ chức.

CEO là người có năng lực dẫn đầu, tốt nhất trong mọi tổ chức

Quản lý con người là xác định đúng đẵn vị trí của cá nhân cụ thể nào đó trong một tổ chức. Quản lý phải xác định rõ quyền hạn, vai trò của cá nhân trong tập thể.

Quản lý con người cũng có nghĩa là tạo điều kiện thuận lợi để giúp con người thực hiện tốt vai trò và nghĩa vụ quả mình đối với nhiệm vụ được giao.

Người quản lý ngoài nhiệm vụ hướng dẫn nhân viên trong công việc, thực hiện các chức năng quyền hạn của mình còn có vai trò quan trọng với sự phát triển của doanh nghiệp.

Để nhân viên dễ dàng phát huy khả năng và vai trò của mình, người quản lý cần giúp họ thích nghi với nhau, với tập thể để tạo cho họ vừa có tính độc lập, sáng tạo, vừa có mối quan hệ gắn kết với các thành viên khác.

Nguyên tắc trong quản lý con người

– Tạo sự tự hào công việc cho nhân viên

Thể hiện sự tin tưởng, đánh giá cao khả năng xử lý công việc của nhân viên. Khuyến khích tinh thần khi họ hoàn thành tốt công việc, họ sẽ làm việc với năng suất tốt hơn rất nhiều lần.

– Không gò bó, gây sức ép với nhân viên

Một người quản lý luôn tạo cảm giác thoải mái, gần gũi với nhân viên chắc chắn sẽ giúp họ làm việc bớt áp lực hơn. Hãy bỏ qua những quy định không cần thiết, gò bó thay vào đó tạo điều kiện để nhân viên cống hiến hết mình. Nhân viên càng ít phàn nàn về quản lý và công ty thì năng suất làm việc sẽ càng cao, hiệu quả càng tốt.

– Tạo môi trường làm việc thân thiện, tạo điều kiện thuận lợi khi làm việc

Một môi trường làm việc thân thiện, đầy đủ cơ sở vật chất, mọi người hòa đồng, giúp đỡ nhau chắc chắn sẽ không ai là không làm việc tốt. Hơn hết một môi trường giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng, có cơ hội phát triển thì sẽ giữ chân họ lâu hơn, thúc đẩy họ làm việc tốt hơn.

Nhân viên sẽ cảm thấy biết ơn với người quản lý nếu người quản lý tận tình hướng dẫn, tạo cho họ không gian để phát huy trong công việc. Khi cân bằng được giữa công việc và cuộc sống, họ sẽ thoải mái để làm việc, khi ấy doanh nghiệp cũng được thúc đẩy phát triển hơn.

Doanh nghiệp nhỏ, phát triển theo cách của người nhỏ

Có khi nào ngồi ở ngõ quán phở chật chội, nghe bàn về doanh thu. Chúng ta nhẩm tính, doanh thu doanh nghiệp của ta 1 năm không bằng một tháng của họ, cũng không bằng cả một cửa hàng tạp hóa bên cạnh. Bi đát làm sao.

Doanh nghiệp nhỏ, phát triển theo cách nhỏ và bài học từ loài kiến:

Không bao giờ bỏ cuộc. Nếu một con kiến đang đi về một hướng nào đó, và chúng ta tìm cách chặn đường chúng, Kiến sẽ tức thì tìm cho mình một con đường khác. Chúng trèo qua chướng ngại, chui xuống dưới hoặc chui vòng sang bên hông. Chúng không ngừng tìm kiếm một giải pháp khác để vượt qua chướng ngại vật phía trước.

Đoàn kết cao và chia sẻ giúp đỡ lẫn nhau: Loài kiến bé nhỏ có khả năng mang một vật có trọng lượng gấp 50 lần trọng lượng cơ thể, và đi suốt một chặng đường rất rất dài mà không mệt mỏi. Tương ứng với việc, bạn có thể nhấc bổng một con voi lên cao quá đầu, và đi ve ve suốt một chặng đường vài chục cây số. Vì chúng làm được nhưng vậy vì có tính tập thể khá cao và phối hợp tốt .

Nhìn xa trông rộng, tích lũy cho tương lai: Kiến luôn chuẩn bị cho mùa đông trong suốt mùa hè. Kiến làm việc chăm chỉ để tích lũy thức ăn cho mùa đông trong mùa hè , chúng sẽ tích lũy thức ăn và xây tổ trong suốt một mùa hè . Vì chúng nhận thức được mùa đông rất dài và lạnh giá chúng sẽ không thể ra ngoài kiếm được thức ăn.

Lạc quan và có niềm tin trong gian nan: Điều này rất quan trọng. Trong suốt mùa đông giá rét, Kiến tự nhắc mình: “Mọi thứ sẽ sớm qua thôi, và chúng ta sẽ không phải cầm cự quá lâu!”. Và ngày nắng ấm đầu tiên, những con Kiến lại lên đường. Nếu trời lạnh trở lại, chúng sẽ lại chui vào hang, nhưng chúng sẽ quay trở lại ngay khi trời trở ấm! Chúng không thể đợi để lại được làm việc!

Kỷ luật trong quân đội và kỷ luật trong doanh nghiệp

Vì sao nhiều người thông minh và giỏi giang, học đến đâu hiểu đến đó nhưng không có thành tựu gì. Có người học bình thường nhưng lại có nhiều thành tựu lớn. Đó là do tính kỷ luật.

Thông mình mà có kỷ luật: Làm gì cũng tập trung, làm đến cùng 5h là 5 giờ, chạy 5km là đúng 5km dù mưa nắng. Người như vậy sẽ thành công.

Thông minh mà kém có kỷ luật: Người như bách khoa toàn thư, làm gì cũng nửa vời, đa số là thất bại

– Kém thông minh nhưng có kỷ luật: Lấy cần cù bù thông minh, làm mãi rồi cũng trở nên khá giả

– Vừa kém tố chất vừa kém kỷ luật: Kiếm đủ ăn là tốt lắm rồi

Kỷ luật là sức mạnh của cá nhân và tổ chức

Bài học kỷ luật trong quân đội:

Kỷ luật chính là sức mạnh của quân đội. V.I. Lênin từng cho rằng: Trong chiến tranh “kẻ nào có kỷ luật cao hơn, có trình độ tổ chức và kỷ luật cao hơn… thì kẻ đó chiến thắng”. Chủ tịch Hồ Chí Minh cũng đã khẳng định: “Bộ đội không có kỷ luật, đánh giặc nhất định thua” và “Quân đội mạnh là nhờ giáo dục khéo, nhờ chính sách đúng và nhờ kỷ luật nghiêm. Vì vậy kỷ luật phải nghiêm minh”.

Giữ nghiêm kỷ luật là một trong những yêu cầu quan trọng hàng đầu đối với mọi tổ chức quân đội, dù đó là quân đội của một quốc gia, một thể chế chính trị – xã hội, trong quá khứ, hiện tại hay tương lai.

Bài học kỷ luật trong doanh nghiệp:

“Kỷ luật” – là phẩm chất không thể thiếu để đảm bảo thành công cho bất cứ cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp nào. Một cá nhân không thể thành công nếu từng ngày anh ta bỏ qua các mục tiêu phấn đấu trong cuộc sống, công việc và cô lập mình trong những mớ nhu cầu hỗn độn và tính khí lười nhác. Một tổ chức / doanh nghiệp không thể đạt mục tiêu doanh thu, lợi nhuận nếu từng nhân viên không bám sát kế hoạch, chiến lược đặt ra, có trách nhiệm cam kết trong công việc và tuân thủ quy trình lao động.

Bài học khởi nghiệp tại Việt Nam từ doanh nhân người Pháp Jacques, công ty FDI Golden Egg

Golden Egg sản xuất bột từ chiết xuất thực vật khô cũng như từ trứng gà hoặc trứng vịt. Bột thực vật được phân phối đóng gói hoặc đóng gói chân không nhiều lớp. Doanh nghiệp này cũng sản xuất các sản phẩm chất lỏng tiệt trùng nhờ một thiết bị thanh trùng độc quyền. Nhà máy Golden Egg được thiết kế xây dựng và vận hành theo tiêu chuẩn chất lượng châu Âu và theo quy trình kiểm soát chất lượng.

Hình minh họa

Ít ai biết công ty này do Jacques, một người bạn Pháp của giáo sư Phan Văn Trường thành lập. Trước khi khởi nghiệp, Jacques từng tổng giám đốc của một trong những công ty thuộc tập đoàn mà ông Trường làm chủ tịch ở Pháp. Sau khi rời tập đoàn và khởi nghiệp, Jacques vẫn chia sẻ đường đi nước bước kinh doanh với ông.

Theo lời kể của giáo sư Phan Văn Trường, Jacques đã quyết định lập nghiệp tại Việt Nam với số tiền mà tập đoàn tặng ông vào thời điểm ông từ chức, đó là 300 ngàn Euro (gần 8 tỷ đồng). Lúc đó Jacques đã xấp xỉ 50 tuổi.

Sau khi Jacques nghiên cứu kỹ thị trường và cầm chắc được một khách hàng tiềm năng, ông mới khởi cuộc. Doanh nhân này thuê mặt bằng tại ngoại ô với giá rẻ và mua máy móc, một số là máy đã sử dụng do các công ty giải thể bán lại. Vốn là người có kinh nghiệm dày dặn về quản lý nên có thể nói Jacques không có sự phung phí khi khởi nghiệp.

Và ngay từ ban đầu, Jacques đã thành công. Sản phẩm có chất lượng, giá tốt, thêm vào đó, công ty của ông là đơn vị duy nhất tại Việt Nam, không có sự cạnh tranh. Sản xuất ra bao nhiêu, đã có các khách hàng đặt mua sẵn bấy nhiêu.

Tuy nhiên, nhiều rủi ro tấn công vị doanh nhân người Pháp này tới tấp. Thứ nhất, chính khách hàng của Jacques giải thể, trong khi ông không làm sao kiếm được thêm khách hàng thứ hai trên thị trường, do sản phẩm Golden Egg quá đặc trưng và cũng vì vậy mà không bị cạnh tranh. Trong 2, 3 năm sau đó, công ty của Jacques chỉ bán được chút sản phẩm vừa đủ để tồn tại vất vưởng.

“Anh Phan biết không, vợ chồng tôi chỉ còn một ổ bánh mì và một trái trứng để chia nhau ăn tối Chủ Nhật, định sáng hôm sau giải thể công ty. Nhưng đúng sáng Thứ Hai, công ty Đài Loan tới ký hợp đồng dài hạn và còn ứng trước tiền để chúng tôi thoải mái trả lương thì cũng như mua ngay một số vật tư cần thiết”, Jacques kể lại câu chuyện bi thảm của mình với giáo sư Phan Văn Trường.

Bài học kinh doanh:

– “Thứ nhất, đừng quá chú trọng về tính độc quyền của sản phẩm. Đó là ưu điểm, nhưng cũng là khuyết điểm do sản phẩm quá đặc thù”.

– “Thứ hai, chớ bao giờ nghĩ là mình đủ vốn. Tôi nghiệm ra rằng khi khởi nghiệp, không bao giờ chỉ xuất vốn một lần. Lần đầu còn rẻ, những lần tăng vốn sau này tốn kém hơn nhiều, trên sức tưởng tượng. Người khởi nghiệp luôn luôn đánh giá sai, hơi lạc quan với những nhu cầu như quảng cáo, quà cáp, hành chính…

– “Thứ ba, tôi không bao giờ thành công nếu không có sự trung thành của nhân viên và thầu phụ.

– “Thứ tư, không nên đặt hết sự tin tưởng vào ngân hàng. Ngân hàng chỉ cho mượn tiền khi mình đang giàu có, tức khi mình đã thành công, nhưng thử hỏi rằng mượn tiền ngân hàng còn lợi ích gì khi đã thành công! Họ sẽ bỏ rơi mình khi mình sa cơ lỡ vận.

– “Và cuối cùng, bạn phải cố sống lạc quan. Những năm khởi nghiệp là một thời kỳ vô cùng tai hại đối với sức khỏe. Trong 5 năm đó, tôi đã ly dị hai người vợ. Đơn giản vì những phụ nữ từng yêu quý tôi, hỗ trợ cho tôi, chia sẻ hết với tôi, đến lúc nào đó cũng không chịu nổi áp lực của những rủi ro, khó khăn, thiếu thốn, bức xúc và tất cả sự hành hạ mà xã hội “tặng” chúng tôi. Những ai có ý định khởi nghiệp nên có sức khỏe tốt.

“Nghĩ cho cùng, tôi cho rằng mình đã thành công, 60 phần trăm do may mắn, 30 phần trăm do kinh nghiệm quản lý sẵn có sau một cuộc đời nghề nghiệp khá sôi nổi. Và chỉ 10% do khả năng + nghiên cứu + cơ hội + vốn. Những bạn trẻ muốn khởi nghiệp mà có tài, vốn, sản phẩm, đồng đội thì mới chỉ có được trong tay phần nhỏ của những điều kiện cần thiết để thành công!

Theo cafebiz.vn & G. Phan Văn Trường

Áp dụng triết lý Kaizen vào doanh nghiệp

Kaizen là một thuật ngữ kinh tế của người Nhật, được ghép bởi từ 改 (“kai”) có nghĩa là thay đổi và từ 善 (“zen”) có nghĩa là tốt hơn, tức là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”. Thuật ngữ này trong tiếng Anh là “ongoing improvement” hoặc “continuous improvement” và trong tiếng Trung, Kaizen được phát âm là Gansai, nghĩa là hành động liên tục cải tiến, mang lại lợi ích vì tập thể hơn là lợi ích của cá nhân.

Không biết triết lý kinh doanh Kaizen này, kinh doanh vô ích

Triết lý kinh doanh Kaizen đã được ứng dụng thành công ở nhiều công ty lớn tại Nhật Bản (Toyota, Canon, Honda,…) và ngày càng được tin tưởng ở các nước khác, trong đó có Việt Nam.

Một vài số liệu thống kê về sáng kiến Kaizen tại các Tập đoàn nổi tiếng thế giới:

– Toyota: 10-12 ý tưởng/nhân viên/năm
– Suzuki: 50.000 ý tưởng/năm
– Toyota Lexus: 100 ý tưởng/nhân viên/năm

10 nguyên tắc của triết lý Kaizen

Khi triển khai Kaizen, dù ở quy mô nào và thời đại nào, bạn cũng cần tuân theo 10 nguyên tắc bất biến làm nên thương hiệu của Kaizen:

  1. Luôn tập trung vào lợi ích của khách hàng

Nguyên tắc: Sản phẩm / dịch vụ được định hướng theo định hướng thị trường và phải đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng.

Mục tiêu: Tập trung vào cải tiến và quản trị chất lượng sản phẩm, gia tăng lợi ích sản phẩm mang lại nhằm tối đa hóa sự hài lòng của khách hàng.

Loại bỏ tất cả các hoạt động không phục vụ cho khách hàng – người tiêu dùng cuối cùng của sản phẩm / dịch vụ.

  1. Không ngừng cải tiến

Nguyên tắc: Khái niệm “hoàn thành” không có nghĩa là kết thúc công việc mà chỉ là kết thúc một giai đoạn trước khi chuyển sang giai đoạn kế tiếp.

Khách hàng chắc chắn có nhu cầu cao hơn về sản phẩm / dịch vụ trong tương lai (tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã, chi phí,…)

Chiến lược cải tiến sản phẩm hiện tại giúp tiết kiệm thời gian và chi phí hiệu quả hơn rất nhiều so với sản xuất sản phẩm mới. Chiến lược này cần có kế hoạch thực hiện liên tục và rõ ràng.

  1. Xây dựng văn hóa “không đổ lỗi”

Nguyên tắc: Cá nhân có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao; trong trường hợp mắc sai lầm thì được quy trách nhiệm đúng đắn.

Không đổ lỗi cho những lý do không chính đáng (ví dụ: điều kiện thời tiết).

Từng cá nhân phát huy tối đa năng lực để cùng nhau sửa lỗi, làm việc vì mục đích chung của tập thể.

  1. Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp mở

Nguyên tắc: Xây dựng văn hoá doanh nghiệp mở, nhân viên dám nhìn thẳng vào sai sót, dám chỉ ra các điểm yếu và yêu cầu giúp đỡ từ đồng nghiệp và cấp trên.

Xây dựng tốt mạng truyền thông nội bộ dành riêng cho doanh nghiệp để nhân viên cập nhật tin tức nhanh chóng, thuận tiện chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm lẫn nhau.

  1. Khuyến khích làm việc nhóm (teamwork)

Nguyên tắc: Xây dựng cấu trúc nhân sự của công ty theo định hướng thành lập các đội nhóm làm việc hiệu quả.

Phân quyền rõ ràng trong nội bộ đội nhóm: Team-leader cần có năng lực lãnh đạo, thành viên cần nỗ lực phối hợp và trau dồi bản thân.

Tôn trọng uy tín và tính cách của mỗi thành viên.

  1. Kết hợp nhiều bộ phận chức năng trong cùng dự án

Nguyên tắc: Bố trí kết hợp nguồn nhân lực từ các bộ phận, phòng ban trong công ty để làm dự án, khi cần thiết có thể tận dụng nguồn lực từ bên ngoài.

  1. Tạo lập các mối quan hệ đúng đắn

Nguyên tắc: Không tạo dựng các mối quan hệ tiêu cực (đối đầu hay kẻ thù).

Đầu tư vào các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp cho toàn thể công ty, bao gồm cả nhân viên và các cấp quản lý.

Xây dựng EVP doanh nghiệp, tạo dựng niềm tin, lòng trung thành và cam kết làm việc lâu dài của nhân viên.

  1. Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác

Nguyên tắc: Tự nguyện thích nghi và tuân theo các nghi lễ, luật lệ của xã hội.

Chấp nhận hi sinh quyền lợi cá nhân để đồng nhất với tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty

Đặt lợi ích công việc lên trên hết, luôn tự soi xét để kiềm chế điểm yếu của cá nhân.

  1. Thông tin đến mọi nhân viên

Nguyên tắc: Nhân viên không thể đạt được kết quả cao trong công việc nếu không thấu hiểu tình hình hiện tại của công ty.

Thông tin là yếu tố đầu vào quan trọng hàng đầu trong quá trình sản xuất kinh doanh hiện đại.

Duy trì việc chia sẻ thông tin cũng chính là cách san sẻ khó khăn, thách thức chung cho mọi nhân viên.

  1. Thúc đẩy năng suất và hiệu quả làm việc

Nguyên tắc: Triển khai tổng hợp các phương pháp đào tạo nội bộ (onboarding nhân viên mới, đào tạo tại chỗ, đào tạo đa kỹ năng,…)

Đề cao tinh thần trách nhiệm trong mọi công việc dù là nhỏ nhất

Phân quyền cụ thể cho các đầu việc, dự án

Phát huy khả năng chủ động và tự quyết định của từng cá nhân

Khuyến khích nhân viên đưa ra ý kiến đóng góp và phản hồi

Công nhận thành tích và khen thưởng kịp thời

Các bước cơ bản để tiến hành Kaizen

Bước 1: Lựa chọn phạm vi áp dụng Kaizen

Chỉ sử dụng Kaizen cho những dây chuyền sản xuất hoặc bộ phận chuyên môn nào thực sự cần thiết và khả thi cho việc cải tiến. Bạn có thể áp dụng thử nghiệm Kaizen từ một điểm nhất định, sau đó mở rộng đến đội nhóm, phòng ban rồi tiến tới quy mô toàn doanh nghiệp.

Bước 2: Tìm hiểu tình trạng hiện tại của doanh nghiệp và xác định mục tiêu

Trước khi áp dụng Kaizen nói riêng hoặc bất cứ chiến lược thay đổi nào khác, doanh nghiệp đều cần sáng suốt để đưa ra quyết định. Đánh giá tình trạng thực tế của doanh nghiệp để thống nhất một mục tiêu Kaizen, tránh việc thực hiện dở dang bởi các lỗi như quá sức, không đủ nguồn lực, lệch hướng vấn đề,…

Triển khai Kaizen không tốn nhiều chi phí vì nó không phải công cụ 4.0 hỗ trợ cho các phòng ban hay kỹ thuật mà là một triết lý quản lý. Kaizen không yêu cầu vốn đầu tư lớn nhưng đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực dài hạn của doanh nghiệp (các cấp từ CEO cho tới nhân viên). Hãy chuẩn bị nền tảng tinh thần cho công ty của bạn trước khi đưa ra quyết định tiếp theo.

Bước 3: Phân tích dữ kiện đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ

Sau khi đánh giá doanh nghiệp, hãy ngồi lại với nhau để xác định nguyên nhân sâu xa của vấn đề bạn đang gặp phải. Ví dụ, tại thời điểm hiện tại tồn kho hàng hoá rất nhiều, lý do là gì? Lỗi do quy trình phân phối hay do chất lượng sản phẩm? Các con số thống kê và dữ liệu thu thập trong khoảng thời gian đủ dài sẽ trả lời giúp bạn.

Bước 4: Xác định biện pháp thực hiện

Lỗi ở đâu thì thực hiện cải tiến ở đó. Một khi đã xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, bạn hãy đề xuất giải pháp. Cần lưu ý là giải pháp này phải dựa trên các dữ liệu thu thập được và có thể đo lường kết quả bằng các con số.

Bước 5: Thực hiện biện pháp

Đây là lúc bạn thực hiện Kaizen theo kế hoạch đã lập. Trong quá trình thực hiện, các cấp quản lý và người có liên quan (ví dụ như “Đại sứ 5S”) phải thường xuyên đến để thu thập thông tin và kiểm tra, giám sát việc áp dụng triết lý Kaizen vào thực tế của doanh nghiệp.

Bước 6: Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp

Measurable (có thể đo lường được) là một trong 5 tiêu chí của mục tiêu SMART và cũng là yếu tố giúp xác định giải pháp Kaizen phù hợp. Vì vậy, ở bước này, bạn chỉ cần thực hiện thao tác thu thập dữ liệu quen thuộc.

Bước 7: Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn

Trong quá trình xác nhận kết quả, có thể bạn sẽ nhận ra một vài nhược điểm của Kaizen khi áp dụng cụ thể vào thực tế doanh nghiệp. Nếu phát hiện thiếu sót hoặc vi phạm, cần nhanh chóng sửa chữa và tối ưu lại. Hãy cải tiến lại những thứ chưa phù hợp để “kaizen” chính Kaizen của bạn.

Bước 8: Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo

Khi triển khai Kaizen, bạn không thể nôn nóng về kết quả đến trong chốc lát. Hãy kiên nhẫn thực hiện từ những điều nhỏ nhất và rút kinh nghiệm qua các lần thực hiện khác nhau. Chẳng bài học vĩ mô quốc tế nào có giá trị thực tiễn tốt hơn bài học chính doanh nghiệp bạn đã từng trải qua cả.

Điều đơn giản nhất cho doanh nghiệp áp dụng triết lý Kaizen

  1. Phương pháp “dọn vệ sinh kiểu hiện đại” 5S

Một nội dung cơ bản của triết lý Kaizen, cũng được phát minh bởi người Nhật là phương pháp 5S – một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc và cũng là quy tắc đề cao ý thức tự giác của con người. Bởi lẽ nó mang lại những kết quả khá trực quan nên được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng sử dụng.

5S ra đời với niềm tin mãnh liệt rằng sức mạnh của con người là vô hạn, và mọi sự cải tiến đều có thể bắt nguồn từ những thứ nhỏ nhất – xử lý những trở ngại nhỏ trong cuộc sống làm việc hằng ngày.

5S bắt nguồn từ 5 từ tiếng Nhật bắt đầu với chữ “S”: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Khi triết lý Kaizen trở nên nổi tiếng, 5S được dịch thành các từ khác nhau nhưng đều bắt đầu bằng chữ S và không thay đổi về ý nghĩa cơ bản:

Seiri (Sort – Sàng lọc): Phân loại, chỉ giữ lại những vật dụng hữu ích cho công việc và loại bỏ những thứ không cần thiết.

Seiton (Straighten – Sắp xếp): Sắp xếp các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại.

Seiso (Shine – Sạch sẽ): Dọn dẹp vệ sinh và giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ nhằm cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu tai nạn rủi ro, đồng thời tránh bụi bẩn làm hỏng hóc máy móc thiết bị.

Seiketsu (Standardize – Săn sóc): Mục tiêu của S4 là tiêu chuẩn hoá và duy trì các hoạt động 3S ở trên được lâu dài, bài bản trong doanh nghiệp chứ không phải phong trào ngẫu hứng nhất thời.

Shitsuke (Sustain – Sẵn sàng): Giáo dục, hình thành thói quen và tác phong chủ động tham gia thực hiện 5S cho mọi thành viên trong doanh nghiệp.

  1. Thay đổi góc nhìn về khái niệm “được việc”

Mục tiêu tối cao của Kaizen là để mọi người làm việc vừa nhẹ nhàng hơn vừa đạt kết quả cao hơn. Bởi vậy, khái niệm “được việc” không phải là đầu tắt mặt tối làm thêm giờ hay đổ mồ hôi vào một cách khổ sở. Đó là thành công trong việc tìm ra giải pháp đơn giản mà hiệu quả hơn.

Với tư cách nhà quản lý, bạn có thể định hướng nhân viên của mình chia nhỏ các dự án và công việc quan trọng thành từng đầu việc nhỏ. Thao tác này giúp loại bỏ các phần việc dư thừa và tập trung hơn cho những hành động mang lại giá trị.

  1. Thời điểm phù hợp để áp dụng Kaizen

Xét trong quy mô doanh nghiệp, Kaizen khi khủng hoảng là giải pháp bắt buộc. Còn Kaizen trong lúc mọi thứ đang tăng trưởng ổn định mới là chiến lược đột phá.

Theo đúng nguyên tắc “cải tiến không ngừng nghỉ”, bạn có thể giữ nguyên một bộ phận và kaizen những bộ phận khác, miễn là đảm bảo giữ được giá trị cốt lõi của vấn đề (ví dụ: kaizen chi phí sản xuất nhưng tuyệt đối phải giữ chất lượng sản phẩm).

Cá nhân cũng có thể áp dụng triết lý Kaizen cho riêng mình. Để tránh sự nhàm chán trong công việc, nhân viên của bạn có thể luyện tập kỹ năng sáng tạo trong xử lý công việc bằng cách kaizen những thứ nhỏ nhất.

Bài học rút ra khi áp dụng triết lý kinh doanh Kaizen:

Một sự đột phá vĩ mô có thể khó khăn đối với doanh nghiệp, nhưng bạn luôn dễ dàng triển khai Kaizen ở bất cứ quy mô đội nhóm nào. Cải tiến chạm rãi không ngừng nghỉ là con đường thành công của nhiều tập đoàn lớn trên thế giới, và rất có thể chính là của công ty bạn.

Bạn đã sẵn sàng để kaizen phương pháp quản lý công việc công ty mình? Hãy bắt đầu bằng việc loại bỏ những hoạt động thừa thãi và phân chia nhiệm vụ thành các đầu việc nhỏ hơn (nhưng vẫn đảm bảo đủ deadline, thông tin, kết quả, báo cáo tiến độ,…). Bạn có thể sử dụng một phần mềm quản lý phổ biến để hỗ trợ đắc lực cho sự cải tiến này.