Tư vấn - Công Ty Tư vấn Chiên & Doanh nghiệp

Tư vấn

Lý thuyết con gián – góc nhìn độc đáo của CEO Google

Trong cuộc sống luôn có những việc bất ngờ xảy ra không như mong muốn. Thay vì phản ứng một cách cực đoan, tiêu cực, hãy nghĩ cách để ứng phó.

Gia nhập Google từ năm 2004, Sundar Pichai dần tìm được chỗ đứng của bản thân và được bổ nhiệm làm CEO của Google.

Cho tới nay, Sundar Pichai đã khẳng định được tài năng và chỗ đứng của bản thân khi được bổ nhiệm làm CEO của Google. Hiện tại ông cũng là CEO của Alphabet, công ty mẹ của Google.

Sundar Pichai sinh năm 1972. Ông sống và lớn lên tại Ấn Độ trước khi chuyển sang Mỹ lấy bằng công nghệ của Đại học Stanford. Từ nhỏ Pichai đã có năng khiếu đặc biệt khi có khả năng ghi nhớ rất tốt – ông có thể nhớ mọi số điện thoại mình từng gọi.

Gia nhập Google từ năm 2004, bắt đầu công việc với công cụ Google Search nhưng rất nhanh chóng, Pichai thể hiện được tài năng và tầm ảnh hưởng của mình đối với những mảng công việc ông tham gia. Điển hình, Pichai có những đóng góp đặc biệt quan trọng trong việc xây dựng Google Chrome – trình duyệt được nhiều người sử dụng nhất hiện nay.

Với tài năng và những đóng góp của mình, Pichai được Larry Page (đồng sáng lập Google) tin tưởng giao phụ trách hầu hết dự án quan trọng của Google hiện nay.

Tài năng của Pichai là điều không cần bàn cãi, góc nhìn của ông đối với thế giới cũng đặc biệt độc đáo. Nổi tiếng nhất trong các bài phát biểu của Sundar Pichai có thể kể đến Lý thuyết con gián.

Câu chuyện được bắt đầu tại nhà hàng, một con gián từ đâu đó đột nhiên xuất hiện và bay thẳng tới một người phụ nữ. Cô ấy gần như hoảng loạn và bắt đầu hét lên vì sợ hãi. Với vẻ mặt căng thẳng, người phụ nữ vội vàng nhảy lên và vung tay loạn xa với hy vọng cố gắng thoát khỏi con gián kia.

Phản ứng đó rất dễ lây lan, vì mọi người trong nhóm của cô cũng bắt đầu hoảng loạn. Người phụ nữ cuối cùng cũng xoay sở để đuổi được con gián đi nhưng vô tình nó bay thẳng đến một người phụ nữ khác trong nhóm. Bây giờ, đến lượt người phụ nữ kia có những biểu hiện tương tự.

Nhân viên phục vụ vội vàng tiến đến để “giải cứu” họ. Trong quá trình đó, người phụ nữ trong nhóm đã đuổi được con gián đi nhưng nó lại rơi đúng vào người phục vụ.

Khác với hai nữ thực khách, người phục vụ có dáng vẻ bình tĩnh, anh ta từ từ quan sát hành động của con gián trên áo mình rồi khi đủ tự tin, anh ấy nắm lấy nó bằng ngón tay và ném ra khỏi nhà hàng.

Nhấm nháp ly cà phê, Sundar Pichai quan sát toàn bộ câu chuyện và trong tâm trí ông hiện lên vài suy nghĩ. Liệu con gián có chịu trách nhiệm cho những biến cố vừa rồi? Nếu đúng như vậy, tại sao người phục vụ không bị hoảng loạn?

Thực tế, những hỗn loạn kia không phải do con gián gây ra mà nó đến từ sự hoảng loạn trong việc xử lý của những quý cô.

Cũng tương tự như vậy, việc kẹt xe hay gặp những tiếng la hét khó chịu trên đường không phải là vấn đề chính mà chủ yếu là do cách thức, thái độ của mỗi chúng ta khi phản ứng lại với chúng.

Trong cuộc sống luôn có những việc bất ngờ xảy ra không như mong muốn. Nếu không muốn biến chúng trở nên hỗn loạn thì thay vì phản ứng một cách cực đoan, tiêu cực, hãy nghĩ cách để ứng phó.

Một lời khuyên tốt được đưa ra bởi nhiều nhà tâm lý học là bạn nên giữ bình tĩnh trong những lúc căng thẳng. Điều này giúp bạn nhìn nhận vấn đề theo một góc nhìn khác và giúp nghĩ ra cách xử lý.

Chiên, CEO, MBA-FPT, theo Cafebiz

Platform là gì? Vì sao nên xây dựng doanh nghiệp theo mô hình Platform?

Platform là mô hình kinh doanh tương lai. No shopwj với thời đại mới, thời đại chuyển đổi số. Platform được tạm dịch là “nền tảng“. Trong công nghệ, đây là một thuật ngữ lập trình dùng để chỉ một nhóm các công nghệ được sử dụng để làm cơ sở nền tảng cho việc phát triển các ứng dụng, quy trình hoặc công nghệ khác. Platform là nền tảng bắt buộc phải có của mọi quy trình phát triển phần mềm.

Hiểu đơn giản, Platform là nền tảng kết nối tạo ra môi trường đặc biệt – môi trường để các phần mềm được thực thi.

Vì sao nên xây dựng doanh nghiệp theo mô hình Platform?

Hệ sinh thái “hệ sinh thái – ecosystem”
Macbook, IMAC, Iphone, … kết hợp tạo nên hệ sinh thái Platform của Apple. Một hệ sinh thái được đánh giá là đầy đủ và toàn diện cho nhu cầu người dùng, những thành tố, Platform cấu thành hệ sinh thái phải có sự liên kết và phụ thuộc lẫn nhau. Đồng thời, chúng phải thuộc cùng một quyền sở hữu.

Bên cạnh Apple, Google, Microsoft và Facebook là một trong những công ty thành công bởi sự kết hợp các mô hình kinh doanh, bao gồm sự kết hợp của nhiều platform khác nhau. Chúng giúp kết nối mọi người nhanh chóng ngoài sức tưởng tượng.

Nhắc đến Platform, người nghe thường nghĩ đến những nền tảng có ứng dụng yếu tố công nghệ. Nhờ sự ứng dụng của công nghệ mà người mua có thể kết nối trực tiếp với nhà sản xuất một cách nhanh chóng và chính xác.

Ví dụ điển hình của một Platform là Aris, Aris là một nền tảng thống nhất cửa nhiều sản phẩm dịch vụ đến từ 11 công ty. Các module phát triển cả các công ty là các sản phẩm, tiện ích vừa hỗ trợ và riêng biệt. Rất tốt. Các nền tảng Aris bao gồm: Aris.vn, Silic.com.vn, Magie.com.vn, Niko.com.vn, Mada.com.vn

Những nhân tố cấu thành Platform
Phần cứng đơn
Đây là phần sẽ xuất hiện trong trường hợp hệ thống nhúng nhỏ. Không cần sự hỗ trợ của hệ điều hành, lúc này, phần cứng đơn có thể truy cập trực tiếp vào phần cứng.

Trình duyệt
Chrome, Coccoc, …. hoặc bất kỳ trình duyệt nào khi phần mềm dựa trên nền tảng web.

Ứng dụng
Các ứng dụng rất đa dạng. Ví dụ: bảng tính, ứng dụng lưu trữ dữ liệu, trình xử lý văn bản, ứng dụng lưu trữ phần mềm,…

Frameworks
Frameworks là nơi cung cấp các chức năng đã được thiết kế sẵn.

Máy ảo
Nhờ máy ảo, tất cả các ứng dụng sẽ được phiên dịch thành một định dạng tương tự như mã máy. Sau đó, ứng dụng sẽ được máy ảo thực thi.

Một phiên bản ảo của hệ thống hoàn chỉnh bao gồm: phần cứng, hệ điều hành, phần mềm, khả năng lưu trữ.

Mỗi Platform sẽ có những chức năng hỗ trợ khác nhau cũng như tồn tại các hạn chế nhất định.

Các mô hình Platform thực tiễn thường gặp là:

Đối với người dùng cá nhân: Platform gồm phần cứng (máy tính), phần mềm (hệ điều hành, trình duyệt web, giao diện lập trình ứng dụng, ….) để các ứng dụng có thể vận hành được.
Đối với máy tính: Platform gồm các bộ xử lý trung tâm (CPUs), và các CPUs này được thiết kế để chạy mã ngôn ngữ máy cụ thể. Để máy tính chạy được các ứng dụng phần mềm, các ứng dụng phải sử dụng ngôn ngữ máy dạng mã hóa nhị phân của CPU.

Các loại hình Platform hiện nay
Hardware Platform (Platform phần cứng)
Phần cứng platform là phần cứng nói chung của các thiết bị công nghệ. Cụ thể là:

Ở thiết bị điện tử thông minh: bộ vi xử lý, quyết định sức mạnh và sự mượt mà của thiết bị.
Ở các loại máy tính: thông số CPU, ram, hệ điều hành…
Các thiết bị điện tử thông minh như laptop, máy tính, điện thoại… không thể thiếu phần cứng để có thể hoạt động bình thường.

Ví dụ điển hình: máy tính sử dụng CPU 32bit và hoạt động trên hệ điều hành Microsoft Windows.

Software Platform (Platform phần mềm)
Platform phần cứng thể hiện ở sức mạnh của thiết bị điện tử. Trong khi đó, Platform phần mềm ảnh hưởng trực tiếp đến sự “thông minh” của thiết bị điện tử. Đây là môi trường đặc biệt để lập trình ra các ứng dụng, tính năng, … tạo nên sức mạnh riêng của mỗi Platform.

Ví dụ điển hình:

Nền tảng MS-DOS (x86), DR-DOS (x86), FreeDOS (x86)….
Microsoft Windows (x86, x64)
Linux (x86, x64, PowerPC)
Mac OS X (PowerPC, x86)
OS/2, eComStation
Cloud computing Platform
Trong những năm gần đây, dịch vụ điện toán đám mây (Cloud Computing) thu hút khá lớn sự quan tâm của người dùng. Đây là công nghệ hiện đại với khả năng thu thập và phân tích lượng dữ liệu khổng lồ đã giúp các doanh nghiệp bỏ qua khâu xây dựng cơ sở dữ liệu hạ tầng.

Cloud computing Platform được tồn tại với 3 dạng chính:

Cơ sở hạ tầng dưới dạng dịch vụ: Amazon
Phần mềm dưới dạng dịch vụ: Google Apps
Nền tảng là một dịch vụ: IBM.
Các công nghệ hiện đại mà Cloud computing Platform phục vụ cho người dùng là: phân tích dữ liệu lớn, IoT, trí tuệ nhân và lưu trữ ứng dụng web, di động nhờ vào các dịch vụ thuê Cloud Hosting hay thuê Cloud Server.

Social Platform
Đây là dạng Platform hỗ trợ người dùng phát triển, triển khai và quản lý các giải pháp và dịch vụ truyền thông xã hội. Ứng dụng phổ biến nhất của Platform này là khả năng tạo ra các website và dịch vụ truyền thông xã hội với chức năng như một mạng xã hội hoàn chỉnh. Từ đó, người dùng dễ dàng kết nối cộng đồng, chia sẻ nội dung, thêm bạn bè, thiết lập kiểm soát quyền riêng tư và các tính năng mạng truyền thông xã hội khác.

Social Platform đã tạo ra những “bước tiến” công nghệ:

Các ứng dụng gốc
Giao diện lập trình ứng dụng (API)
Bảng điều khiển quản trị phụ trợ để quản lý toàn bộ cơ sở người dùng và tùy chọn
Business service platform
Ví dụ điển hình: Uber, Grab, Foody…

Đây là dạng Platform ứng dụng để kinh doanh.

Tầm quan trọng của mô hình Platform
Platform giúp người dùng:
Tạo ra khả năng kết nối mạnh mẽ giữa khách hàng và doanh nghiệp với các giải pháp hiệu quả
Nền tảng hỗ trợ xúc tiến các mặt hàng tồn kho
Mở ra khả năng để phát triển trên quy mô lớn
Quản trị được yếu tố thị trường phức tạp
Nhược điểm
Không phù hợp để phục vụ các nhóm người tiêu dùng cụ thể
Khả năng quản lý chuỗi giá trị kém.
Không thể quản trị trải nghiệm khách hàng đầu-cuối một cách hiệu quả, chi tiết và chuyên nghiệp như các mô hình kinh doanh truyền thống.
Trong thời đại 4.0, các nhà bán lẻ đang ngày càng phát triển và cung cấp các dịch vụ kinh doanh mang lại hiệu quả vượt trội hơn hẳn so với thương mại điện tử.

Những doanh nghiệp bán lẻ có nguồn lực tiềm năng đã quan tâm nhiều đến các nền tảng kỹ thuật số để tăng khả năng cạnh tranh.

Trong khi đó, các nền tảng platform truyền thống cũng đã dần nhận thức được tầm quan trọng của công nghệ trong thời kỳ hiện đại. Vì vậy, siêu thị, sàn giao dịch bất động sản,… bắt đầu phát triển các nền tảng trực tuyến để gia tăng sự nhận diện của mình. Công nghệ thay đổi mỗi ngày với tốc độ ngoài trí tưởng tượng của con người. Nếu hiểu và ứng dụng được các mô hình Platform kịp thời, bạn sẽ là những người tiên phong, đón đầu và dễ dàng thành công hơn.


Platform trong lĩnh vực Mobile là gì?
Trong lĩnh vực Mobile, những Platform nổi bật gồm: Android: hệ điều hành dựa trên Platform của Linux. Người dùng có thể viết được các ứng dụng cho điện thoại, máy tính bảng trên hệ điều hành Android. Kho ứng dụng của Platform Android là Google Play. iOS: hệ điều hành được sử dụng trên các thiết bị của Apple: iPod, iPad, Apple TV… Kho ứng dụng chính của Platform IOS chính là AppleStore. Blackberry: Platform dùng để thiết kế phần mềm, được phát triển bởi hãng Research In Motion (RIM) trên các dòng sản phẩm cầm tay. Windows Phone: hệ điều hành của Microsoft dành cho các smartphone của mình. Kho ứng dụng của Platform Windows Phone là marketplace.

Applications software có được xem là Platform hay không?
Applications software bao gồm tất cả các chương trình được thiết kế để hoàn thành các tác vụ cụ thể trên máy tính. Do đó, hầu hết không được coi là Platform. Các chương trình chỉnh sửa hình ảnh, trình xử lý văn bản, bảng tính, trình phát nhạc, …là những ví dụ phổ biến của non-platform application software. Tuy nhiên, có một số loại phần mềm ứng dụng cũng là Platform vì có vai trò hỗ trợ cho một giải pháp/ứng dụng được xây dựng dựa trên nó như Chrome, Facebook, Safari, ….

Ví dụ tiêu biểu về phần mềm ứng dụng làm nền tảng?
Phần mềm ứng dụng làm nền tảng có thể chia thành hai nhóm tiêu biểu như: Trình duyệt web: Chrome, Safari, Internet Explorer, … Đây là nền tảng cho các dạng phần mềm khác. Ví dụ như plugin/extension hoặc theme của bên thứ ba. Các trang social media: Facebook, …. đóng vai trò là nền tảng khi hỗ trợ các ứng dụng, công cụ và/hoặc dịch vụ bên ngoài tương tác với các tính năng cốt lõi của trang web, áp dụng cho cả website cũng như mobile app.

Platform là gì?
Platform được tạm dịch là “nền tảng“. Trong công nghệ, đây là một thuật ngữ lập trình dùng để chỉ một nhóm các công nghệ được sử dụng để làm cơ sở nền tảng cho việc phát triển các ứng dụng, quy trình hoặc công nghệ khác. Platform là nền tảng bắt buộc phải có của mọi quy trình phát triển phần mềm.

Doanh nghiệp nhỏ, phát triển theo cách của người nhỏ

Có khi nào ngồi ở ngõ quán phở chật chội, nghe bàn về doanh thu. Chúng ta nhẩm tính, doanh thu doanh nghiệp của ta 1 năm không bằng một tháng của họ, cũng không bằng cả một cửa hàng tạp hóa bên cạnh. Bi đát làm sao.

Doanh nghiệp nhỏ, phát triển theo cách nhỏ và bài học từ loài kiến:

Không bao giờ bỏ cuộc. Nếu một con kiến đang đi về một hướng nào đó, và chúng ta tìm cách chặn đường chúng, Kiến sẽ tức thì tìm cho mình một con đường khác. Chúng trèo qua chướng ngại, chui xuống dưới hoặc chui vòng sang bên hông. Chúng không ngừng tìm kiếm một giải pháp khác để vượt qua chướng ngại vật phía trước.

Đoàn kết cao và chia sẻ giúp đỡ lẫn nhau: Loài kiến bé nhỏ có khả năng mang một vật có trọng lượng gấp 50 lần trọng lượng cơ thể, và đi suốt một chặng đường rất rất dài mà không mệt mỏi. Tương ứng với việc, bạn có thể nhấc bổng một con voi lên cao quá đầu, và đi ve ve suốt một chặng đường vài chục cây số. Vì chúng làm được nhưng vậy vì có tính tập thể khá cao và phối hợp tốt .

Nhìn xa trông rộng, tích lũy cho tương lai: Kiến luôn chuẩn bị cho mùa đông trong suốt mùa hè. Kiến làm việc chăm chỉ để tích lũy thức ăn cho mùa đông trong mùa hè , chúng sẽ tích lũy thức ăn và xây tổ trong suốt một mùa hè . Vì chúng nhận thức được mùa đông rất dài và lạnh giá chúng sẽ không thể ra ngoài kiếm được thức ăn.

Lạc quan và có niềm tin trong gian nan: Điều này rất quan trọng. Trong suốt mùa đông giá rét, Kiến tự nhắc mình: “Mọi thứ sẽ sớm qua thôi, và chúng ta sẽ không phải cầm cự quá lâu!”. Và ngày nắng ấm đầu tiên, những con Kiến lại lên đường. Nếu trời lạnh trở lại, chúng sẽ lại chui vào hang, nhưng chúng sẽ quay trở lại ngay khi trời trở ấm! Chúng không thể đợi để lại được làm việc!

Kỷ luật trong quân đội và kỷ luật trong doanh nghiệp

Vì sao nhiều người thông minh và giỏi giang, học đến đâu hiểu đến đó nhưng không có thành tựu gì. Có người học bình thường nhưng lại có nhiều thành tựu lớn. Đó là do tính kỷ luật.

Thông mình mà có kỷ luật: Làm gì cũng tập trung, làm đến cùng 5h là 5 giờ, chạy 5km là đúng 5km dù mưa nắng. Người như vậy sẽ thành công.

Thông minh mà kém có kỷ luật: Người như bách khoa toàn thư, làm gì cũng nửa vời, đa số là thất bại

– Kém thông minh nhưng có kỷ luật: Lấy cần cù bù thông minh, làm mãi rồi cũng trở nên khá giả

– Vừa kém tố chất vừa kém kỷ luật: Kiếm đủ ăn là tốt lắm rồi

Kỷ luật là sức mạnh của cá nhân và tổ chức

Bài học kỷ luật trong quân đội:

Kỷ luật chính là sức mạnh của quân đội. V.I. Lênin từng cho rằng: Trong chiến tranh “kẻ nào có kỷ luật cao hơn, có trình độ tổ chức và kỷ luật cao hơn… thì kẻ đó chiến thắng”. Chủ tịch Hồ Chí Minh cũng đã khẳng định: “Bộ đội không có kỷ luật, đánh giặc nhất định thua” và “Quân đội mạnh là nhờ giáo dục khéo, nhờ chính sách đúng và nhờ kỷ luật nghiêm. Vì vậy kỷ luật phải nghiêm minh”.

Giữ nghiêm kỷ luật là một trong những yêu cầu quan trọng hàng đầu đối với mọi tổ chức quân đội, dù đó là quân đội của một quốc gia, một thể chế chính trị – xã hội, trong quá khứ, hiện tại hay tương lai.

Bài học kỷ luật trong doanh nghiệp:

“Kỷ luật” – là phẩm chất không thể thiếu để đảm bảo thành công cho bất cứ cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp nào. Một cá nhân không thể thành công nếu từng ngày anh ta bỏ qua các mục tiêu phấn đấu trong cuộc sống, công việc và cô lập mình trong những mớ nhu cầu hỗn độn và tính khí lười nhác. Một tổ chức / doanh nghiệp không thể đạt mục tiêu doanh thu, lợi nhuận nếu từng nhân viên không bám sát kế hoạch, chiến lược đặt ra, có trách nhiệm cam kết trong công việc và tuân thủ quy trình lao động.

Áp dụng triết lý Kaizen vào doanh nghiệp

Kaizen là một thuật ngữ kinh tế của người Nhật, được ghép bởi từ 改 (“kai”) có nghĩa là thay đổi và từ 善 (“zen”) có nghĩa là tốt hơn, tức là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”. Thuật ngữ này trong tiếng Anh là “ongoing improvement” hoặc “continuous improvement” và trong tiếng Trung, Kaizen được phát âm là Gansai, nghĩa là hành động liên tục cải tiến, mang lại lợi ích vì tập thể hơn là lợi ích của cá nhân.

Không biết triết lý kinh doanh Kaizen này, kinh doanh vô ích

Triết lý kinh doanh Kaizen đã được ứng dụng thành công ở nhiều công ty lớn tại Nhật Bản (Toyota, Canon, Honda,…) và ngày càng được tin tưởng ở các nước khác, trong đó có Việt Nam.

Một vài số liệu thống kê về sáng kiến Kaizen tại các Tập đoàn nổi tiếng thế giới:

– Toyota: 10-12 ý tưởng/nhân viên/năm
– Suzuki: 50.000 ý tưởng/năm
– Toyota Lexus: 100 ý tưởng/nhân viên/năm

10 nguyên tắc của triết lý Kaizen

Khi triển khai Kaizen, dù ở quy mô nào và thời đại nào, bạn cũng cần tuân theo 10 nguyên tắc bất biến làm nên thương hiệu của Kaizen:

  1. Luôn tập trung vào lợi ích của khách hàng

Nguyên tắc: Sản phẩm / dịch vụ được định hướng theo định hướng thị trường và phải đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng.

Mục tiêu: Tập trung vào cải tiến và quản trị chất lượng sản phẩm, gia tăng lợi ích sản phẩm mang lại nhằm tối đa hóa sự hài lòng của khách hàng.

Loại bỏ tất cả các hoạt động không phục vụ cho khách hàng – người tiêu dùng cuối cùng của sản phẩm / dịch vụ.

  1. Không ngừng cải tiến

Nguyên tắc: Khái niệm “hoàn thành” không có nghĩa là kết thúc công việc mà chỉ là kết thúc một giai đoạn trước khi chuyển sang giai đoạn kế tiếp.

Khách hàng chắc chắn có nhu cầu cao hơn về sản phẩm / dịch vụ trong tương lai (tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã, chi phí,…)

Chiến lược cải tiến sản phẩm hiện tại giúp tiết kiệm thời gian và chi phí hiệu quả hơn rất nhiều so với sản xuất sản phẩm mới. Chiến lược này cần có kế hoạch thực hiện liên tục và rõ ràng.

  1. Xây dựng văn hóa “không đổ lỗi”

Nguyên tắc: Cá nhân có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao; trong trường hợp mắc sai lầm thì được quy trách nhiệm đúng đắn.

Không đổ lỗi cho những lý do không chính đáng (ví dụ: điều kiện thời tiết).

Từng cá nhân phát huy tối đa năng lực để cùng nhau sửa lỗi, làm việc vì mục đích chung của tập thể.

  1. Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp mở

Nguyên tắc: Xây dựng văn hoá doanh nghiệp mở, nhân viên dám nhìn thẳng vào sai sót, dám chỉ ra các điểm yếu và yêu cầu giúp đỡ từ đồng nghiệp và cấp trên.

Xây dựng tốt mạng truyền thông nội bộ dành riêng cho doanh nghiệp để nhân viên cập nhật tin tức nhanh chóng, thuận tiện chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm lẫn nhau.

  1. Khuyến khích làm việc nhóm (teamwork)

Nguyên tắc: Xây dựng cấu trúc nhân sự của công ty theo định hướng thành lập các đội nhóm làm việc hiệu quả.

Phân quyền rõ ràng trong nội bộ đội nhóm: Team-leader cần có năng lực lãnh đạo, thành viên cần nỗ lực phối hợp và trau dồi bản thân.

Tôn trọng uy tín và tính cách của mỗi thành viên.

  1. Kết hợp nhiều bộ phận chức năng trong cùng dự án

Nguyên tắc: Bố trí kết hợp nguồn nhân lực từ các bộ phận, phòng ban trong công ty để làm dự án, khi cần thiết có thể tận dụng nguồn lực từ bên ngoài.

  1. Tạo lập các mối quan hệ đúng đắn

Nguyên tắc: Không tạo dựng các mối quan hệ tiêu cực (đối đầu hay kẻ thù).

Đầu tư vào các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp cho toàn thể công ty, bao gồm cả nhân viên và các cấp quản lý.

Xây dựng EVP doanh nghiệp, tạo dựng niềm tin, lòng trung thành và cam kết làm việc lâu dài của nhân viên.

  1. Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác

Nguyên tắc: Tự nguyện thích nghi và tuân theo các nghi lễ, luật lệ của xã hội.

Chấp nhận hi sinh quyền lợi cá nhân để đồng nhất với tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty

Đặt lợi ích công việc lên trên hết, luôn tự soi xét để kiềm chế điểm yếu của cá nhân.

  1. Thông tin đến mọi nhân viên

Nguyên tắc: Nhân viên không thể đạt được kết quả cao trong công việc nếu không thấu hiểu tình hình hiện tại của công ty.

Thông tin là yếu tố đầu vào quan trọng hàng đầu trong quá trình sản xuất kinh doanh hiện đại.

Duy trì việc chia sẻ thông tin cũng chính là cách san sẻ khó khăn, thách thức chung cho mọi nhân viên.

  1. Thúc đẩy năng suất và hiệu quả làm việc

Nguyên tắc: Triển khai tổng hợp các phương pháp đào tạo nội bộ (onboarding nhân viên mới, đào tạo tại chỗ, đào tạo đa kỹ năng,…)

Đề cao tinh thần trách nhiệm trong mọi công việc dù là nhỏ nhất

Phân quyền cụ thể cho các đầu việc, dự án

Phát huy khả năng chủ động và tự quyết định của từng cá nhân

Khuyến khích nhân viên đưa ra ý kiến đóng góp và phản hồi

Công nhận thành tích và khen thưởng kịp thời

Các bước cơ bản để tiến hành Kaizen

Bước 1: Lựa chọn phạm vi áp dụng Kaizen

Chỉ sử dụng Kaizen cho những dây chuyền sản xuất hoặc bộ phận chuyên môn nào thực sự cần thiết và khả thi cho việc cải tiến. Bạn có thể áp dụng thử nghiệm Kaizen từ một điểm nhất định, sau đó mở rộng đến đội nhóm, phòng ban rồi tiến tới quy mô toàn doanh nghiệp.

Bước 2: Tìm hiểu tình trạng hiện tại của doanh nghiệp và xác định mục tiêu

Trước khi áp dụng Kaizen nói riêng hoặc bất cứ chiến lược thay đổi nào khác, doanh nghiệp đều cần sáng suốt để đưa ra quyết định. Đánh giá tình trạng thực tế của doanh nghiệp để thống nhất một mục tiêu Kaizen, tránh việc thực hiện dở dang bởi các lỗi như quá sức, không đủ nguồn lực, lệch hướng vấn đề,…

Triển khai Kaizen không tốn nhiều chi phí vì nó không phải công cụ 4.0 hỗ trợ cho các phòng ban hay kỹ thuật mà là một triết lý quản lý. Kaizen không yêu cầu vốn đầu tư lớn nhưng đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực dài hạn của doanh nghiệp (các cấp từ CEO cho tới nhân viên). Hãy chuẩn bị nền tảng tinh thần cho công ty của bạn trước khi đưa ra quyết định tiếp theo.

Bước 3: Phân tích dữ kiện đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ

Sau khi đánh giá doanh nghiệp, hãy ngồi lại với nhau để xác định nguyên nhân sâu xa của vấn đề bạn đang gặp phải. Ví dụ, tại thời điểm hiện tại tồn kho hàng hoá rất nhiều, lý do là gì? Lỗi do quy trình phân phối hay do chất lượng sản phẩm? Các con số thống kê và dữ liệu thu thập trong khoảng thời gian đủ dài sẽ trả lời giúp bạn.

Bước 4: Xác định biện pháp thực hiện

Lỗi ở đâu thì thực hiện cải tiến ở đó. Một khi đã xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, bạn hãy đề xuất giải pháp. Cần lưu ý là giải pháp này phải dựa trên các dữ liệu thu thập được và có thể đo lường kết quả bằng các con số.

Bước 5: Thực hiện biện pháp

Đây là lúc bạn thực hiện Kaizen theo kế hoạch đã lập. Trong quá trình thực hiện, các cấp quản lý và người có liên quan (ví dụ như “Đại sứ 5S”) phải thường xuyên đến để thu thập thông tin và kiểm tra, giám sát việc áp dụng triết lý Kaizen vào thực tế của doanh nghiệp.

Bước 6: Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp

Measurable (có thể đo lường được) là một trong 5 tiêu chí của mục tiêu SMART và cũng là yếu tố giúp xác định giải pháp Kaizen phù hợp. Vì vậy, ở bước này, bạn chỉ cần thực hiện thao tác thu thập dữ liệu quen thuộc.

Bước 7: Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn

Trong quá trình xác nhận kết quả, có thể bạn sẽ nhận ra một vài nhược điểm của Kaizen khi áp dụng cụ thể vào thực tế doanh nghiệp. Nếu phát hiện thiếu sót hoặc vi phạm, cần nhanh chóng sửa chữa và tối ưu lại. Hãy cải tiến lại những thứ chưa phù hợp để “kaizen” chính Kaizen của bạn.

Bước 8: Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo

Khi triển khai Kaizen, bạn không thể nôn nóng về kết quả đến trong chốc lát. Hãy kiên nhẫn thực hiện từ những điều nhỏ nhất và rút kinh nghiệm qua các lần thực hiện khác nhau. Chẳng bài học vĩ mô quốc tế nào có giá trị thực tiễn tốt hơn bài học chính doanh nghiệp bạn đã từng trải qua cả.

Điều đơn giản nhất cho doanh nghiệp áp dụng triết lý Kaizen

  1. Phương pháp “dọn vệ sinh kiểu hiện đại” 5S

Một nội dung cơ bản của triết lý Kaizen, cũng được phát minh bởi người Nhật là phương pháp 5S – một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc và cũng là quy tắc đề cao ý thức tự giác của con người. Bởi lẽ nó mang lại những kết quả khá trực quan nên được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng sử dụng.

5S ra đời với niềm tin mãnh liệt rằng sức mạnh của con người là vô hạn, và mọi sự cải tiến đều có thể bắt nguồn từ những thứ nhỏ nhất – xử lý những trở ngại nhỏ trong cuộc sống làm việc hằng ngày.

5S bắt nguồn từ 5 từ tiếng Nhật bắt đầu với chữ “S”: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Khi triết lý Kaizen trở nên nổi tiếng, 5S được dịch thành các từ khác nhau nhưng đều bắt đầu bằng chữ S và không thay đổi về ý nghĩa cơ bản:

Seiri (Sort – Sàng lọc): Phân loại, chỉ giữ lại những vật dụng hữu ích cho công việc và loại bỏ những thứ không cần thiết.

Seiton (Straighten – Sắp xếp): Sắp xếp các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại.

Seiso (Shine – Sạch sẽ): Dọn dẹp vệ sinh và giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ nhằm cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu tai nạn rủi ro, đồng thời tránh bụi bẩn làm hỏng hóc máy móc thiết bị.

Seiketsu (Standardize – Săn sóc): Mục tiêu của S4 là tiêu chuẩn hoá và duy trì các hoạt động 3S ở trên được lâu dài, bài bản trong doanh nghiệp chứ không phải phong trào ngẫu hứng nhất thời.

Shitsuke (Sustain – Sẵn sàng): Giáo dục, hình thành thói quen và tác phong chủ động tham gia thực hiện 5S cho mọi thành viên trong doanh nghiệp.

  1. Thay đổi góc nhìn về khái niệm “được việc”

Mục tiêu tối cao của Kaizen là để mọi người làm việc vừa nhẹ nhàng hơn vừa đạt kết quả cao hơn. Bởi vậy, khái niệm “được việc” không phải là đầu tắt mặt tối làm thêm giờ hay đổ mồ hôi vào một cách khổ sở. Đó là thành công trong việc tìm ra giải pháp đơn giản mà hiệu quả hơn.

Với tư cách nhà quản lý, bạn có thể định hướng nhân viên của mình chia nhỏ các dự án và công việc quan trọng thành từng đầu việc nhỏ. Thao tác này giúp loại bỏ các phần việc dư thừa và tập trung hơn cho những hành động mang lại giá trị.

  1. Thời điểm phù hợp để áp dụng Kaizen

Xét trong quy mô doanh nghiệp, Kaizen khi khủng hoảng là giải pháp bắt buộc. Còn Kaizen trong lúc mọi thứ đang tăng trưởng ổn định mới là chiến lược đột phá.

Theo đúng nguyên tắc “cải tiến không ngừng nghỉ”, bạn có thể giữ nguyên một bộ phận và kaizen những bộ phận khác, miễn là đảm bảo giữ được giá trị cốt lõi của vấn đề (ví dụ: kaizen chi phí sản xuất nhưng tuyệt đối phải giữ chất lượng sản phẩm).

Cá nhân cũng có thể áp dụng triết lý Kaizen cho riêng mình. Để tránh sự nhàm chán trong công việc, nhân viên của bạn có thể luyện tập kỹ năng sáng tạo trong xử lý công việc bằng cách kaizen những thứ nhỏ nhất.

Bài học rút ra khi áp dụng triết lý kinh doanh Kaizen:

Một sự đột phá vĩ mô có thể khó khăn đối với doanh nghiệp, nhưng bạn luôn dễ dàng triển khai Kaizen ở bất cứ quy mô đội nhóm nào. Cải tiến chạm rãi không ngừng nghỉ là con đường thành công của nhiều tập đoàn lớn trên thế giới, và rất có thể chính là của công ty bạn.

Bạn đã sẵn sàng để kaizen phương pháp quản lý công việc công ty mình? Hãy bắt đầu bằng việc loại bỏ những hoạt động thừa thãi và phân chia nhiệm vụ thành các đầu việc nhỏ hơn (nhưng vẫn đảm bảo đủ deadline, thông tin, kết quả, báo cáo tiến độ,…). Bạn có thể sử dụng một phần mềm quản lý phổ biến để hỗ trợ đắc lực cho sự cải tiến này.