Ma trận Eisenhower, giúp sắp xếp công việc hiệu quả - Chiên & Doanh nghiệp

ads

Ma trận Eisenhower, giúp sắp xếp công việc hiệu quả

Áp dụng chiến lược của Eisenhower thực ra rất đơn giản. Hãy liệt kê những hoạt động và dự án bạn phải làm, kể cả những hoạt động không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn tại nơi làm việc. Sau đó sắp xếp các hoạt động dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng.

“Thứ nhất, chúng ta nên có những thói quen và kỹ năng về việc lập kế hoạch. Ví dụ, chúng ta nên có thói quen buổi sáng ra điểm lại những việc chúng ta cần làm trong ngày. Và buổi chiều, hoặc là buổi chiếu tối, hoặc mệt quá thì sáng hôm sau chúng ta phải điểm lại những việc đã làm ngày hôm trước.

“Việc quan trọng thường không khẩn cấp và việc khẩn cấp thường không quan trọng” – Dwight Eisenhower.
“Việc quan trọng thường không khẩn cấp và việc khẩn cấp thường không quan trọng” – Dwight Eisenhower.

Và các bạn sẽ tự biết phải sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những công việc nào. Bởi vì trong cuộc sống, chúng ta có rất nhiều việc cần làm, muốn làm và phải làm. Thế thì đâu là việc chúng ta cần làm, muốn làm và phải làm. Và đâu là những công việc chúng ta phải gác lại hoặc gạt bỏ thì chúng ta mới có thể làm việc một cách hiệu quả được. Thà là chúng ta làm số ít công việc thôi nhưng cho có kết quả hiệu quả thì sẽ hay hơn là chúng ta cái gì cũng muốn làm và cái gì cũng dở dang.

Thứ 2 nữa là chúng ta phải biết sắp xếp công việc và kết thúc công việc một cách gọn gàng. Nếu chúng ta có 10 đầu việc mà ngày nào chúng ta cũng làm đủ cả 10 đầu việc đó dàn trải thì lúc nào trong danh mục công việc phải làm chúng ta cũng có 10 đầu việc. Còn nếu ngày hôm nay chúng ta hoàn thành 1 hoặc 2 việc thì rõ ràng là ngày mai chúng ta chỉ còn 8 đầu việc thôi. Điều đó có nghĩa là chúng ta phải có kỹ năng và thói quen tập trung giải quyết dứt điểm từng công việc một.“

Áp dụng chiến lược của Eisenhower thực ra rất đơn giản. Hãy liệt kê những hoạt động và dự án bạn phải làm, kể cả những hoạt động không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn tại nơi làm việc. Sau đó sắp xếp các hoạt động dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng.

  1. Khẩn cấp và quan trọng (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).
  2. Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).
  3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác).
  4. Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ).

Phân biệt Khẩn cấp và Quan trọng

“Việc quan trọng thường không khẩn cấp và việc khẩn cấp thường không quan trọng” – Dwight Eisenhower.

Quan trọng là những hoạt động có kết quả sẽ dẫn chúng ta đạt được mục tiêu, cho dù đó là những hoạt động của cá nhân hoặc trong công việc

Khẩn cấp là những hoạt động chúng ta thường tập trung vì chúng đòi hỏi sự chú ý đến những hậu quả của việc không có hành động đối phó ngay lập tức.

Nếu tách biệt sự khác nhau giữa chúng một lần thì khá đơn giản, nhưng tiến hành một cách liên tục có thể gặp khó khăn. Điều tuyệt vời của ma trận Eisenhower là nó cung cấp một bộ khung rõ ràng cho các quyết định lặp đi lặp lại liên tục. Và cũng giống như bất cứ điều gì khác trong cuộc sống, kiên định là điều tối quan trọng.

Một lưu ý cuối cùng: Sẽ rất khó để loại bỏ những công việc khiến bạn lãng phí thời gian nếu bạn không chắc chắn bạn đang muốn làm điều gì.

Có hai câu hỏi sau đây có thể giúp làm rõ toàn bộ quá trình đằng sau phương pháp của Eisenhower:

  1. Tôi đang làm việc vì cái gì?
  2. Các giá trị cốt lõi định hướng cuộc sống của tôi là gì?

Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp chúng ta phân loại rõ từng nhiệm vụ trong cuộc sống thành các nhóm khác nhau. Quyết định những việc phải làm và những việc phải bỏ đi sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều khi bạn hiểu rõ đâu là thứ quan trọng nhất đối với bạn.

Ma trận Eisenhower không phải là một chiến lược hoàn hảo, nhưng có thể nó là một công cụ ra quyết định hữu ích, giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian và không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu của mình.

Chiên & Doanh nghiệp: Thành lập doanh nghiệp, phát triển công ty

ads